A la recherche du temps perdu : parcours et conclusions pour un planning efficace

A la recherche du temps perdu : parcours et conclusions pour un planning efficace

Quand on travaille pour soi comme je le fais depuis un peu plus d’un an, la gestion du temps s’impose vite comme l’élément le plus difficile et le plus important à maîtriser. De son contrôle dépend le bon déroulement (et la réussite) de toutes vos actions.

En bonne débutante dans ce domaine, j’ai testé différentes approches, toutes basées sur le sacro-saint planning : l’outil qui m’a le plus suivie ma vie durant (ben oui, j’aime bien faire des plannings). Sous forme de liste à puce ou de calendrier, le planning se décline pour s’adapter à mes envies (on dirait presque une pub!).

Tentative N°1

Fonctionnement du planning

J’ai commencé par découper mon planning hebdomadaire en 3 grandes sections: « Projet A », « Projet B » et « le reste ». Projet A et B étaient des projets de natures variables appartenant soit à mon activité de formatrice, soit de création web. « Le reste » couvrait alors tous mes besoins en bloging.

Pour vous donner une idée, j’ai repêché dans mes archives ce planning, qui doit dater du 1er trimestre 2012.

planning1

Les avantages de cette organisation

Avoir un « canevas » de planning à adapter de semaine en semaine aux tâches en cours.
Ne pas oublier les tâches annexes comme l’administratif ou le traitement des mails.

PS: on remarquera que les repas sont notés: ça vous fait peut-être rire, mais c’était le seul moyen pour ne pas les oublier (et me retrouver à manger à 15h).

Les inconvénients de cette organisation

Une structure trop rigide pour une entreprise qui débute et n’a pas encore trouvé son rythme de croisière.

Conclusion

La réalité du terrain m’a vite rattrapée et mon beau planning idéal est passé à la trappe! Urgences, imprévus, retards…il n’a tout simplement pas pu s’adapter.

Tentative N°2

Après ce premier échec, je suis passée par une période trouble durant laquelle « débordée », « en retard », « travaille trop », « n’a pas d’horaire » étaient les adjectifs qui me collaient à la peau. Après diverses tentatives avortées (méthode ABC, se chronométrer, Loi de Pareto…), j’ai finalement redressé la barre au début de l’été en revenant au système que tout le monde connaît: la fameuse petite liste sur une feuille volante (que j’ai essayée d’améliorer en n’écrivant que sur un petit carnet…en vain).

Fonctionnement du planning

Tout le monde connaît ça : le matin au réveil (ou le soir au coucher), on établit sa liste du jour (ou du lendemain), voire des jours suivants.

Les avantages de cette organisation

Facile à réaliser (un papier et un crayon suffisent!), souple (tout type de tâches) et motivante (on barre au fur et à mesure), la liste à puces se révèle un outil bien pratique…sur le court terme.

Les inconvénients de cette organisation

Les inconvénients sont si nombreux qu’on est en droit de se demander pourquoi elle est tant utilisée!

A s’organiser sur une feuille volante, on s’expose à la perte de son planning. De plus, il faut toujours avoir cette liste sur soi, et la tenir à jour, ce qu’évidemment personne ne fait.

La longueur d’une tâche est complètement invisible, et à moins de s’en tenir à un code avec des stylos de couleur, il n’y a pas moyen de différencier les tâches par nature.

La réorganisation du planning est elle aussi difficile: le mieux étant de réécrire la liste ou de la numéroter _encore faut-il ne pas devoir changer d’avis trop souvent!

Conclusion

Facile mais peu pratique, la liste n’offre aucune vision à long terme et ne permet pas de gérer son temps: au mieux elle permet de sortir la tête de l’eau (dans l’urgence).

Tentative N°3

J’ai quand même eu du mal à abandonner complètement cette technique _la seule qui ait été un temps soi peu efficace. J’ai donc cherché à l’améliorer en l’automatisant : todo-list informatisée, me voilà!

Fonctionnement du planning

Après avoir testé des « todo-list » ou « listes de tâches » informatisées très (trop?) évoluées comme Remember The Milk, j’en ai cherché une qui ne diffère pas beaucoup de la liste papier. Je voulais simplement pouvoir associer à mes tâches une date, et les classer dans des catégories.

C’est finalement la todo-list de Gmail qui fît mon bonheur. Simple, intégrée à mon client mail (donc toujours sous la main), elle fait exactement ce que je veux. On peut en créer à l’infini (donc « catégoriser ») et faire passer une tâche d’une liste à l’autre.

Comme je suis du genre « maniaque de la classification », j’ai un peu abusé du système…

todo-liste

Les avantages de cette organisation

On peut ajouter ou supprimer des tâches très facilement et de partout (smartphone, pc, au boulot, à la maison…).
La lisibilité est bonne et on peut barrer les tâches « comme en vrai ».

Les inconvénients de cette organisation

Quand on ne sait pas se limiter dans le nombre de tâches, on arrive vite, comme moi, à avoir des dizaines de listes et des centaines de tâches.
La vision « toute liste confondue » n’est pas possible, on perd donc en efficacité, le jeu des priorités n’étant pas très explicite.

Conclusion

La liste informatique est pratique pour tout centraliser, en particulier les projets sur le très long terme, ou pour ne pas oublier les projets « en attente » (de temps, d’argent, du bon moment…).
Comme vous pouvez le remarquer, j’utilise cette liste principalement pour mes activités liées au bloging, où je risque plus facilement d’oublier (car la dead-line est souvent plus éloignée).

Tentative N°4

Si je n’ai pas abandonné mes listes Gmail, c’est tout simplement que je m’en sers comme « réservoirs de tâches », dans lesquels je viens piocher, ou me rafraîchir la mémoire quand j’ai un moment vide (si si, ça arrive!).

Pour mettre en forme tout ça, déterminer les priorités et les durées des tâches, effectuer mon suivi quotidien, hebdomadaire et mensuel, et ne plus rien oublier, mon outil ultime et hautement technologique….est le Calendrier de Google !

J’ai tellement cherché un calendrier qui fasse tout ce que celui-ci propose! Du payant au gratuit, rien ne m’a autant convaincu!

Fonctionnement du planning

Ce planning a un double intérêt: tout d’abord, il me sert de liste de tâches, puisque toute tâche devant être réalisée est directement notée à la date où je m’impose de la faire. Ensuite, il me sert à…planifier toutes ces tâches entre elles, de façon très intuitive, comme sur l’image suivante:

planning

Les tâches « qui ne rentrent pas » dans le temps imparti, sont déplacées dans mes listes de tâches Gmail (directement reliées au Calendrier) en attendant que leur tour vienne.

Les avantages de cette organisation

Les tâches sont très visuelles, je peux associer une couleur par type de tâche, une durée et modifier le tout très facilement par glisser-déposer. J’y ai accès de partout et je peux même me faire envoyer un sms ou un mail pour me prévenir. Je vous avoue que j’utilise beaucoup cette astuce et elle me fait gagner un temps précieux!

Les inconvénients de cette organisation

Franchement, je n’en ai pas encore trouvé! Mis à part le fait de renforcer encore un peu plus l’hégémonie de Google…

Conclusion

Je l’utilise aujourd’hui pour toutes les sphères de ma vie, quelles soient personnelles ou professionnelles. J’ai un code couleur qui me permet de distinguer les catégories: « privé », « urgent », « blog », « formation », « création web »… et de m’y retrouver facilement en un coup d’œil.

Pour améliorer ma technique, je pense qu’il serait profitable de me réserver des plages pour les tâches récurrentes que j’ai tendance à oublier, comme « répondre aux mails » ou « commenter des blogs »…mais c’est en forgeant qu’on devient forgeron! L’avenir me le dira.

Cet article participe à l’évènement « Votre meilleure astuce pour gagner du temps » organisé par Olivier Roland du blog Des Livres Pour Changer De Vie. Si cet article vous a plu, votez pour lui!

A propos de MarieEve Louvel

Depuis 3 ans, je partage mes connaissances sur ce blog, pour les entrepreneurs désireux de créer leur site vitrine et/ou leur blog professionnel avec WordPress. Mon expérience professionnelle va de l'accompagnement à la formation, en passant par de la création de site ou de logiciel. Retrouvez mes cours en ligne sur mon site FeelWeb Formation [http://feelwebformation.com]

31 commentaires

  1. Moi aussi je suis une adepte du calendrier google et des listes papier. Je ne suis pas comme toi une blogueuse professionnelle. Ce n’est qu’un passe-temps mais l’organisation est tout autant nécessaire. Sans cet agenda et ses rappels par mail j’aurais zappé des dead-line et je me laisserais sans doute aller à la procrastination.
    Tu m’as fait découvrir les to-do list de google que je vais m’empresser d’adopter.
    J’ajouterai un avantage au calendrier google que tu n’as pas mentionné, c’est la possibilité de partager son planning. C’est super pratique quand on travaille en équipe.

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  2. Bonjour MarieEve,

    Sacré agenda dis donc :)

    Pour ma part j’adopte une démarche similaire si ce n’est que je fais tout converger vers un seul compte outlook. Mon agenda et toutes mes messageries se retrouvent la bas.

    Bon courage 😉

    Nassim

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  3. Bonjour Marie-Eve,

    De mon coté l’organisation est la suivante :

    Déjà mes tâches sont dans GQueues, si tu ne connais pas, je t’invite chaudement à y jeter un œil, de mon coté je ne pourrais plus m’en passer. Le gestionnaire permet de s’organiser par projets, gère les dates, les répétitions par jour / semaine / mois peut s’intégrer à ton Google Calendar et/ou t’envoyer des mails ou SMS de rappels.

    Ce dont je suis fan c’est que tu peux créer des filtres personnalisés qui te permettent en un clic de voir tes tâches du jour, du lendemain ou de la semaine et cela quelque soit le projet concerné.

    Ainsi chaque début de journée je réalise mes « tâches » du jour (qui se répètent chaque jour ou semaine), ce sont mes routines quotidiennes comme publier un article sur tel site, faire X inscriptions annuaires … A cela peut s’ajouter une tâche ponctuelle que j’avais prévu pour le jour en question.

    Une fois que j’ai fini ça je sais que j’ai fait le « minimum syndical » pour faire avancer mes projets. Ensuite je vais dans la file d’attente du projet que j’ai décidé de prioriser en ce moment et je déroule les tâches en attentes en fonction du temps que j’ai devant moi.

    PS : J’ai préféré dissocier mes tâches de mes mails parce que sinon au final je le nez toute la journée dedans … aujourd’hui je ne regarde mes mails que lorsque j’ai fini ma routine du jour comme ça je ne suis pas perturbé par les aléas du quotidien.

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  4. Au moins, on ne peut pas dire que vous n’avez pas essayé de vous organiser convenablement. Par contre nous sommes rendue à la même conclusion, Google Calendar est votre ami… C’est de loin celui que j’utilise et aussi parce qu’il peut se synchroniser gratuitement avec le mac. D’ailleurs aussi depuis quelques semaines j’utilise un petit outil pour compter le temps passer sur une tache. Le logiciel est payant et d’appelle tictoc … on peut exporter en .csv toutes les plages horaires. C’est super pour montrer à un client le temps que l’on travaille pour lui. En plus ils se rendent compte que parfois on bosse aussi le dimanche, le soir pour eux.

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  5. Je suis épaté de toute cette organisation. On va dire que pour ma part je ne suis pas dans ton cas, à travailler à mon propre compte. Je suis plutôt à la recherche du temps perdu pour réviser encore plus. Chacun son truc ^^
    Le « reste » c’est justement mon blog en priorité avec la famille et les amis.

    En tout cas c’est là qu’on voit qu’il faut toujours tester avant de réussir à quelque chose qui nous convient, et de trouver ses repères. Toujours chercher mieux pour être à l’aise dans ce que l’on fait 😉

    Bon boulot!

    A bientôt 😉

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  6. Ah le planning, le cauchemar en puissance.
    Faire un planning est une chose, le respecter une autre.
    Mais lutter contre la procrastination c’est tous les jours.

    Pour ma part, je vais suivre ton conseil, je rajoute juste un élément, au lieu de dire il faut que je fasse xxx, je dis je vais faire xxx ou mieux, aller je faisxxx

    c’est idiot mais la sémantique, ça fonctionne pour moi 😉

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  7. En tant que grande adepte du calendrier Google, d’ailleurs je l’utilise depuis quelques années, je n’ai que des louanges sur cet outil qui est facile à maîtriser et permet une bien meilleure organisation de son emploi du temps. Par contre, même avec tous les outils du monde, je ne peux pas lutter contre les imprévus et la durée prolongée de certaines tâches. S’il existait seulement un outils capable de prévoir le temps qu’on doit consacrer à telle ou telle tâche, j’achèterais immédiatement.

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  8. sacré emploi du temps. moi, je suis du genre à faire toutes les choses sans trop m’organiser .

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  9. Hello,
    Je n’utilise pas d’outil de planification mais celui que tu utilises à l’air bien pratique pour optimiser son temps !
    Faudrait que j’essaye pour voir.

    Bonne soirée

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    • bonjour,
      Merci pour l’article, je vais aller le lire.

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  10. je suis un adepte du calendrier google et des listes papier qui m’a beaucoup aidé dans ma vie professionnelle, en effet très facile à utiliser il ne demande pas beaucoup de capacité. malheureusement on ne peut lutter contre le Temp perdu car on est pas des robots, on est des êtres humains et j’ajouterais que faire un planning est une chose, le respecter en est une autre.

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  11. Planning riche et rigoureux! J’aime quand les tâches sont rigoureusement organisées, cela évite l’éparpillement et le gaspillage du temps.

    Avez-vous pu mesurer vos résultats? L’évolution est-elle significative?

    Je vous remercie par avance pour votre réponse et bravo pour la méthode!

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    • Bonjour,

      Aucune mesure scientifique, mais je sens à mon niveau de stress que je suis plus en contrôle de la situation. J’abats plus de travail, et j’organise mieux mes priorités (mais c’est pas encore parfait!)

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  12. Je suis en admiration, moi qui n’ai jamais réussi à faire un planning. Pour ma part je m’en sors bien en m’organisant tout seul sans avoir besoin de me tenir à un planning précis. Cela dit je vais peut être piocher quelques idées dans l’article :)

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  13. Le problème souvent c’est que même avec un bon planning, on a tous pas mal de chose à faire et donc même avec ça, on manque toujours de temps. C’est ça la vie. Mais c’est certain qu’avec certaines techniques ont peu quand même aller chercher un peu de temps que la vie nous vole :)

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  14. Quelle découverte, cet article m’a plu à 100%. Je ne savais même pas que ce calendrier existait sur Google, je travaille à partir de chez moi et j’ai un trouble à planifier mon temps, je crois que ce serait l’idéal, mais dois-je absolument m’inscrire sur le site?

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    • Bonjour
      Pour utiliser Google Calendar, il faut être inscrit sur leur site, oui.

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  15. La planification affect directement le rendement, pour ma part j’aime et je m’efforce a être organiser pour effectué mes taches, mais j’ai jamais utilisé auparavant Google calendar ce que je devrais faire sans tarder

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  16. C’est joli comme planning, et super bien réalisé ! Faut toujours garder en tête qu’un travail bien planifié est un travail réalisé à moitié !

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  17. Sinon il y a tous les services de gestion du temps de travail en mode SAAS (il y en à un paquet je ne peux pas les citer)

    Tu travaille normalement et le logiciel enregistre les temps de travail sur chaque logiciel, le temps ou il n’y a aucune activité etc …)
    En fin de journée il faut prendre 5 / 10 minutes pour classer les éléments par projets et après tu as une belle récap hebdo ou mensuel … qui parfois réserve bien des surpises.

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  18. Moi je me sert de Google agenda que je trouve super et très complet et en plus on peut le partager a plusieurs avec des rappels et codes couleurs et pleins d’autres fonctions et je le recommande a tous ceux qui recherche un agenda bien pratique !

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  19. @ Gabion J’ai utilisé il y a quelques mois un logiciel (en fait un site en mode SAAS couplé à un logiciel) qui permettait comme tu le fais remarquer d’enregistrer le temps de travail passé sur chaque logiciel. Quand mon pC était inactif j’avais automatiquement une fenêtre qui s’ouvrait en me demander d’indiquer l’action réalisé (téléphone ou tout autre chose que tu faire quand tu ne travaille pas sur ton PC, ou même simplement une pause).
    Par contre j’ai du changer de pC il y a quelques mois et je n’ai pas eu besoin de ce logiciel. Par contre maintenant que je souhaite l’utiliser impossible de me rappeler de son nom.
    2h de recherche sur Google sans le retrouver .. je désespére.
    Peux tu m’indiquer les outils auxquelles tu fais références STP?

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  20. moi je n’arrive pas à respecter le planning, donc je travaille surtout tous mes rpojets en même temps priviliégiant un d’eux, je peux travailler de 8H du matin à 3H du matin, et d’autres jours de 12H à 14H
    ça me va bien pourtant, je me retrouve dans mon désordre

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  21. Un planning bien réaliser aide beaucoup dans la réalisation des tâches et évite les temps morts, un grand merci pour cette esquisse que vous nous avez présenté !

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  22. Très bonne idée ce planning. J’essaie de faire la même chose mais j’ai un peu du mal à respecter les deadlines, les horaires…

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  23. Avec une bonne organisation, on peut tout réussir ! Merci de nous le rappeler et de nous proposer cette méthode

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  24. C’est evident que tout est une question d’organisation et avec des outils pour optimiser ça, cela ne peut être que plus efficace.

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  25. Sympa tes conseils.

    Je n’ai pas trouvé l’application de todo list de gmail. Est-ce qu’il est directement lié à l’agenda?

    Merci pour ton travail.

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  26. moi j’ai constater que quand je me concentrais longtemps sur un projet, je suis plus efficace, c’est pour cela je travaille pendant deux à trois jours sur un même projet, ca me permet de boucler un par un les projets

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  27. l’organisation est la clé de la réussite, j’utilise depuis peu un CRM qui gère vraiment mon temps par rapport a différentes taches et je peux vous dire que le gain de temps est impressionnant, sachant que je peux ensuite me pencher sur les projets qui doivent avoir une attention bien particulière et de la concentration pleine !

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